Im Zuge der Digitalisierung werden viele Genehmigungen, Nachweise und Bescheide nur noch elektronisch ausgestellt. Qualifiziert elektronisch signierte und gesiegelte Nachweise liefern einen Herkunftsnachweis und Integritätsschutz und können mittels einer entsprechenden Software auf Herkunft und Integrität geprüft werden. Diese Eigenschaften gehen allerdings bei einem Medienbruch verloren, eine Fälschung zu erkennen ist nicht mehr möglich. Dies ist etwa der Fall, wenn das Dokument ausgedruckt wird.

Optische Verifizierbarkeit auf Bildschirm und Papier

Mittels Digitaler Siegel in Form von Barcodes lassen sich Verwaltungsdokumente auch optisch auf Echtheit und Unverfälschtheit prüfen: Die wesentlichen Daten des Dokuments werden darin codiert und mit einem Integritätsschutz in Form eines elektronischen Siegels versehen; der Aussteller wird dabei durch die Angabe des Zertifikatsinhabers zweifelsfrei belegt.

Digitale Siegel auf Verwaltungsdokumenten bieten zahlreiche Vorteile:

• Digitale Siegel können auf Papier ausgedruckt vorgelegt oder aber auch auf dem Mobilgerät vorgezeigt werden.
• Mit einer einheitlichen Smartphone-App können Digitale Siegel auf Verwaltungsdokumenten zweifelsfrei verifiziert werden.
• Daten einer Genehmigung, eines Nachweises oder Bescheides (z.B. Sondernutzungs- oder Ausnahmegenehmigung) müssen nicht manuell abgetippt werden. Mithilfe der Smartphone-App ist ein Einscannen des Digitalen Siegels möglich, wobei auch die integritätsgeschützten Inhaltsdaten elektronisch ausgelesen und übertragen werden.
• Anhand eines Digitalen Siegels lässt sich prüfen, ob die Daten von der angegebenen Quelle stammen und nicht verändert wurden.
• Zur Umsetzung neuer Anwendungsfälle mit unterschiedlichsten Arten von (Verwaltungs-)Dokumenten reicht es aus, die erforderlichen Datenfelder in Form eines Profils individuell oder vereinheitlicht zu definieren.
• Individuelle Profile und Zertifikate der Behörden können über eine gemeinsame Verwaltung zum Download bereitgestellt und zur Prüfung in Echtzeit abgerufen werden.
• Alternativ ist auch eine offline-Prüfung möglich, sofern die benötigten Profile (z.B. zu einem bestimmten Leistungsbereich) und Zertifikate vorab heruntergeladen wurden.
• Erstellung und Verifikation Digitaler Siegel können mit einheitlichen (EfA-)Anwendungen erfolgen.
• Digitale Siegel beruhen auf denselben Algorithmen wie qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel und erreichen daher denselben mathematischen Beweiswert.

Breites Anwendungsspektrum in Verwaltung und Wirtschaft

Die Technologie Digitaler Siegel kommt bereits bei hoheitlichen Dokumenten wie dem Ankunftsnachweis seit 2015 erfolgreich zum Einsatz.

Alle Dokumentenarten wie Eingangsbestätigungen, Bescheide, Urkunden oder sonstige Nachweise, die persönlich ausgegeben oder postalisch zugestellt oder papierhaft verwendet werden oder bei denen davon ausgegangen werden muss, dass ein Adressat sie ausdruckt und in Papierform verwahrt, sollten mit Digitalen Siegel versehen werden. Als Anwendungsfälle im Bereich der Verwaltungsdokumente sind insbesondere denkbar:

• Genehmigungen im Bereich Verkehr, etwa zu Bewohnerparken, temporärem Parkverbot, Straßensondernutzung oder Ausnahmegenehmigungen
• Freizeitbereiche wie Fischereischeine, Reitplaketten oder Ausnahmegenehmigungen für Veranstaltungen
• Genehmigungen für Handel und Dienstleistungen, z.B. Ein- und Ausfuhrgenehmigungen, Außengastronomie, Marktstände, Schausteller, …
• Nachweise wie Meldebescheinigungen, Personenstandsurkunden und Führungszeugnisse
• Zeugnisse, Schülerausweise und Immatrikulationsbescheinigungen
• Bescheide und sonstige Erklärungen und Nachweise der Behörden, soweit sie in Papierform verschickt werden
• Sämtliche elektronisch ausgestellten Bescheinigungen und Nachweise, bei denen damit zu rechnen ist, dass sie ausgedruckt und abgeheftet werden
• Durch einen Dritten (Bürger, Unternehmen) erstellte Nachweise, die durch eine Behörde aufgenommen und bescheinigt werden (z.B. Baustellenschild als Nachweis der der Behörde gegenüber gemachten Angaben)

Auch eine Anwendung in privatwirtschaftlichen Bereichen (z.B. Versicherungsnachweise, Kontoauszüge und steuerrelevante Belege) ist denkbar.

Überprüfung mit dem Mobilgerät

Das BSI hat 2021 die Technische Richtlinie TR-03171 „Optisch verifizierbarer kryptographischer Schutz von Verwaltungsdokumenten (Digitale Siegel)“ veröffentlicht und die praktische Anwendbarkeit mittels eines Prototypen im Projekt ProDiS gezeigt. Dabei wurden Komponenten zur Erzeugung Digitaler Siegel in das Formular-Management-System des Bundes (FMS) integriert und als Anwendungsfall wurden die Antragstellung sowie die Ausstellung eines Bewohnerparkausweises mit dem FMS realisiert. Prototypisch wurden zudem Profil- und Zertifikatsverwaltung umgesetzt. Die für das Betriebssystem Android verfügbare Sealva-App zur Verifikation digitaler Siegel auf hoheitlichen Dokumenten nach TR-03137 wurde durch das BSI prototypisch um die Verifikation von Verwaltungsdokumenten erweitert.

Die Abbildung zeigt ein mit dem FMS generiertes Digitales Siegel für einen Bewohnerparkausweis, das dessen wesentliche Daten enthält. Damit ist selbst nach dem Ausdrucken noch eine zweifelsfreie Prüfung der Daten sowie der Herkunft des Dokuments durch die Windschutzscheibe möglich.