Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 4.171 Schutz der Integrität der Index-Datenbank von Archivsystemen

Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator, Leiter IT

Die Index-Datenbank ist besonders wichtig für das korrekte Funktionieren eines Archivsystems. In ihr sind die Verweise auf sämtliche archivierten Dokumente abgelegt. Fehlende oder beschädigte Einträge in der Index-Datenbank können dazu führen, dass archivierte Dokumente nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand wiedergefunden und Geschäftsvorgängen zugeordnet werden können.

Daher muss für einen ordnungsgemäßen Archivbetrieb die Integrität der Index-Datenbank sichergestellt werden und überprüfbar sein. Zur Integritätssicherung sind folgende Empfehlungen zu berücksichtigen:

Redundante Ablage der Indexeinträge

In Abhängigkeit von der Archivgröße sind folgende Abstufungen vorzusehen:

Bei kleinen Archiven mit geringem Datenaufkommen und geringen Anforderungen an die Antwortzeiten ist es ausreichend, eine tägliche Datensicherung der Index-Datenbank vorzunehmen. Die Datensicherung sollte gemäß Baustein B 1.4 Datensicherungskonzept vorgenommen werden.

Bei Archiven mit hohem Datenaufkommen sowie hohen Anforderungen an die Antwortzeit sollte die Index-Datenbank selbst redundant ausgelegt, d. h. gespiegelt sein. Auch hier ist zusätzlich eine tägliche Datensicherung durchzuführen. Die gespiegelten Teil-Datenbanken sollten in unterschiedlichen Brandabschnitten aufgestellt sein.

Regelmäßige Integritätsprüfung

Die Index-Datenbank sollte regelmäßig (mindestens wöchentlich, bei großen Archiven täglich) geprüft werden, ob sie konsistent und integer ist. Alle in der Index-Datenbank referenzierten Dokumente müssen auf den Archivmedien auffindbar sein. Integritätsverletzungen müssen dokumentiert und zeitnah behoben werden.

In regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) sollte zudem geprüft werden, ob die Datensicherungen der Index-Datenbank lesbar und wiederverwendbar sind. Bei redundant ausgelegten Datenbanken sollte getestet werden, ob die Funktionsübergabe bei Ausfall eines Teils ordnungsgemäß funktioniert.

Alle Ergebnisse der regelmäßigen Integritätsprüfung sollten ebenfalls archiviert werden, damit Datenänderungen später nachvollzogen werden können.

Prüffragen:

  • Ist die Integrität der Index-Datenbank von Archivsystemen sichergestellt und überprüfbar?

  • Erfolgt eine regelmäßige Datensicherung der Index-Datenbank des Archivsystems?

  • Wird regelmäßig überprüft, ob die Datensicherungen der Index-Datenbank wiederherstellbar sind?

  • Ist bei mittleren und großen Archiven die Index-Datenbank redundant ausgelegt?

  • Befinden sich bei Archiven mit hohem Datenaufkommen die gespiegelten Datenbankteile in unterschiedlichen Brandabschnitten?

Stand: 13. EL Stand 2013