Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 3.15 Informationen für alle Mitarbeiter über die Faxnutzung

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter

Verantwortlich für Umsetzung: IT-Sicherheitsbeauftragter

Alle Mitarbeiter sind auf die Besonderheiten der Informationsübermittlung per Fax hinzuweisen sowie darüber zu informieren, dass die Rechtsverbindlichkeit einer Faxsendung stark eingeschränkt ist. Bei Verwendung herkömmlicher Faxgeräte sollte eine verständliche Bedienungsanleitung am Faxgerät zur Verfügung stehen. Beim Einsatz eines Faxservers sollten die Benutzer mindestens eine Kurzreferenz zur eingesetzten Faxclient-Software erhalten.

Insbesondere ist, gegebenenfalls in Form einer Dienstanweisung, festzulegen,

  • wer der Fax-Verantwortliche ist und damit für die manuelle Verteilung eingehender Faxsendungen und als Ansprechpartner in Fax-Problemfällen zuständig ist,
  • wer das Faxgerät bzw. den Faxserver benutzen darf,
  • dass ein einheitliches Faxvorblatt benutzt werden soll,
  • dass das Versenden von vertraulichen Informationen per Fax vermieden werden sollte. Falls dies nicht möglich ist, sollten sich vor dem Austausch schutzbedürftiger Informationen über Fax Empfänger und Absender hierüber telefonisch verständigen,
  • dass Faxgeräte mit Verschlüsselungsoption zum Übertragen von vertraulichen Informationen benutzt werden sollten wenn diese zur Verfügung stehen,
  • dass Einzelsendenachweise bzw. Übertragungsprotokolle für die korrekte Übertragung zu kontrollieren und diese den Unterlagen beizufügen und bei Bedarf zu archivieren sind,
  • dass beim Einsatz eines Faxservers mit automatischer Eingangs-Fax-Verteilung für die Akten ein Ausdruck von Eingangs-Faxsendungen zu fertigen ist bzw. diese elektronisch zu archivieren sind,
  • dass bei Ausgangsfaxen, die über einen Faxserver versendet werden, für die Akten ein Ausdruck zu erstellen ist bzw. diese elektronisch zu archivieren sind,
  • dass die Adressbücher und Verteillisten regelmäßig kontrolliert werden, damit die Faxe nicht versehentlich an falsche Empfänger gesendet werden.

Prüffragen:

  • Liegt am Faxgerät eine verständliche Bedienungsanleitung aus?

  • Einsatz eines Faxservers: Existiert mindestens eine Kurzreferenz zur eingesetzten Faxclient-Software, die für alle Benutzer zugreifbar ist?

  • Existiert eine Anweisung zur korrekten Faxnutzung?

Stand: 13. EL Stand 2013

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