Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 3.8 Vermeidung von Störungen des Betriebsklimas

Verantwortlich für Initiierung: Behörden-/Unternehmensleitung, Personalrat/Betriebsrat, Leiter Personal

Verantwortlich für Umsetzung: Personalabteilung, Personalrat/Betriebsrat, Vorgesetzte

Durch ein positives Betriebsklima werden die Mitarbeiter einerseits zur Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen motiviert, andererseits wird die Gefahr von fahrlässigen oder vorsätzlichen Handlungen reduziert, die den Betrieb stören können. Störungen des Betriebsklimas können dabei eine Vielzahl von inner- und außerbetrieblichen Ursachen haben, treten jedoch häufig bei gravierenden innerbetrieblichen Veränderungen auf. Beispiele für solche Veränderungen sind Umstrukturierungen, Sanierungen, Verkauf oder Fusionen von Organisationseinheiten und Outsourcing-Vorhaben. Diese können das Betriebsklima negativ beeinflussen, da sie meistens Ängste unterschiedlicher Art (z. B. Kompetenzverlust, Versagensängste, Arbeitsplatzverlust) hervorrufen. Diese können besser bewältigt werden, wenn das Betriebsklima schon vor den Veränderungen möglichst gut ist.

Auch unter Sicherheitsaspekten sollte daher versucht werden, ein positives Betriebsklima zu erreichen und dauerhaft aufrechtzuerhalten. Die Vielzahl der Möglichkeiten kann hier nicht angeführt werden, deshalb ist hier lediglich eine Auswahl möglicher Maßnahmen genannt, deren Angemessenheit und Realisierbarkeit im Einzelnen zu prüfen wäre:

  • Einrichtung eines Sozialraums,
  • Vermeidung von Überstunden,
  • Vermeidung von großen Resturlaubsansprüchen,
  • Einhaltung von Pausenzeiten,
  • geregelte Aufgabenverteilung,
  • gleichmäßige Arbeitsauslastung,
  • leistungsgerechte Bezahlung,
  • bestehende Vertreterregelung.

Kommunikationsprobleme in einer Organisation führen fast zwangsläufig auch zu Sicherheitsproblemen. Dies kann im Extremfall zu bewussten Sicherheitsverletzungen führen. Wenn die Benutzer Sicherheitsmaßnahmen nur als "lästig" empfinden, weil sie nicht über deren Zweck informiert worden sind, kann das bereits dazu führen, dass diese umgangen werden.

Auch das Überbringen schlechter Nachrichten muss möglich sein, ohne dass der Bote deswegen Sanktionen befürchten muss. Es sollte ein Betriebsklima vorhanden sein, in dem es für jeden Betroffenen möglich ist, Sicherheitsvorfälle innerhalb des eigenen Unternehmens bzw. der eigenen Behörde zu melden. Nur so können bestehende Sicherheitsdefizite wirkungsvoll und offen angegangen werden.

Mitarbeiter können nicht nur über finanzielle Anreize motiviert werden. Wichtig ist vor allem die Anerkennung ihrer Arbeitsleistung. Mitarbeiter sollten, wo immer möglich, in Entscheidungen mit einbezogen werden.

Zumindest sollten sie über die Gründe für die getroffenen Entscheidungen informiert werden, damit sie aktiv und motiviert an deren Umsetzung mitwirken.

Häufig äußert sich z. B. Protest gegen die Auswahl bestimmter Hard- oder Software darin, dass die Benutzer zu zeigen versuchen, dass die aufgezwungene Hard- oder Software nicht so sicher ist, wie die von ihnen präferierte.

Das Betriebsklima und das Verhalten von Mitarbeitern kann besonders bei großen Veränderungen, wie etwa bei Outsourcing-Vorhaben, von besonderer Bedeutung sein: unzufriedene oder verärgerte Mitarbeiter können ein solches Vorhaben zum Scheitern verurteilen (z. B. Kündigung von Know-how-Trägern in kritischen Phasen der Veränderung oder bewusstes Ignorieren von Sicherheitsanweisungen), was für das Unternehmen in Folge existenzbedrohend sein kann. Bei größeren Umstrukturierungen oder Outsourcing-Vorhaben ist die Beachtung folgender Aspekte empfehlenswert:

  • Die Mitarbeiter sollten frühzeitig in Entscheidungsprozesse wie die Auswahl eines Outsourcing-Dienstleisters eingebunden werden. Im weiteren Projektverlauf sollten sie an der Gestaltung von eventuellen Übernahmeverträgen beteiligt werden.
  • Die Mitarbeiter sollten umfassend und frühzeitig über Veränderungen informiert werden und einen Ansprechpartner für Probleme und Fragen haben. Indirekte Informationen durch die Medien, z. B. über Zeitungen, statt direkte durch die Firmen- oder Behördenleitung schafft Misstrauen, zerstört die Vertrauensbasis und bereitet Spekulationen und Gerüchten den Boden.
  • Bei organisatorischen Veränderungen sollten den betroffenen Mitarbeitern Zukunftsperspektiven aufgezeigt werden. Oftmals sind Outsourcing-Dienstleister darauf angewiesen, dass ein möglichst hoher Anteil der Mitarbeiter des auszulagernden Bereichs zu ihnen wechselt. Nur so kann eine befriedigende Dienstleistungsqualität garantiert werden. Mitarbeiter, die Zukunftsangst haben oder sich unfair behandelt fühlen, lassen in ihrer Arbeitsqualität nach oder verlassen sogar vorzeitig das Unternehmen.
  • Anspruchsvolle oder belastende Tätigkeiten, die im Rahmen von Umstrukturierungen nicht zu vermeiden sind, sollten ausreichend gewürdigt und anerkannt werden. Die erforderliche Mehrarbeit sollte honoriert werden.

Prüffragen:

  • Wird das Betriebsklima von den Mitarbeitern und Vorgesetzten gleichermaßen als positiv beschrieben?

  • Werden Punkte, die das Betriebsklima negativ beeinflussen, zeitnah abgestellt?

  • Gibt es bei größeren Umstrukturierungen einen Verantwortlichen, der für die betroffenen Mitarbeiter als Ansprechpartner zur Verfügung steht?

  • Werden die Mitarbeiter in Veränderungsprozesse mit einbezogen?

Stand: 13. EL Stand 2013