Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.259 Einführung eines übergeordneten Dokumentenmanagements

Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator, Leiter IT

Bei der elektronischen Archivierung müssen alle archivierten Dokumente eindeutig identifiziert und reproduziert werden können. Da dabei in der Regel große Datenbestände zu verwalten sind, wird der Einsatz eines übergeordneten Dokumentenmanagement-Systems ( DMS ), auch für kleine und mittlere Behörden bzw. Unternehmen, empfohlen.

Dokumentenmanagement-System

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet die Schnittstelle zwischen Benutzer (-programmen) und Archivsystem und sorgt für eine konsistente Verwaltung, Versionierung und Zuordnung von elektronischen Dokumenten.

Das DMS übernimmt regelmäßig auch die Pflege der Index-Datenbank, in der die zu den elektronischen Dokumenten archivierte Kontextinformation verwaltet und eventuell um DMS-Bestandteile ergänzt wird.

Unterschieden werden dabei zum einen Systeme, die neben den Indizes auch die Dokumente selbst in einer Datenbank ablegen, und zum anderen Systeme, die in ihrer Datenbank ausschließlich Referenzdaten auf die eigentlichen Dokumente im jeweiligen Speichersystem ablegen. Die erstgenannten Systeme sind allerdings durch die Kapazität der Datenbank eingeschränkt und eignen sich damit nicht für die Archivierung großer Datenmengen.

Darüber hinaus muss ein Dokumentenmanagement-System die Festlegung von Zugriffsberechtigungen zu den archivierten Dokumenten sowie zur Index-Datenbank ermöglichen. Das DMS sollte auch eine Klassifikation von Dokumenten unterstützen. Es sollten Profile und Referenztabellen angelegt werden können, anhand derer Dokumente klassifiziert und verschlagwortet werden.

Die Eigenschaften des DMS müssen langfristig gewährleisten, dass die archivierten Dokumente eindeutig identifiziert, geschützt und reproduziert werden können.

Organisatorische Einbettung

Dokumentenmanagement-Systeme müssen in geeigneter Weise eingesetzt und in die Organisation eingebettet werden. Hierzu sind entsprechende Organisationsprozesse zu definieren, zu dokumentieren und in der Behörde bzw. im Unternehmen umzusetzen.

Regelungsbedarf besteht unter anderem hinsichtlich

  • des Einstellens von Dokumenten ins DMS,
  • der Nutzung des DMS beim Umgang mit Dokumenten,
  • der Verantwortlichkeiten für Nutzung und Betrieb des DMS,
  • der Rechtevergabe und der Zuständigkeit hierfür sowie
  • der Anforderungen an den Betrieb des DMS (Service Level Agreements).

Letztlich soll durch die Organisationsprozesse sichergestellt werden, dass das Dokumentenmanagement auch in der vorgesehenen Weise benutzt und nicht etwa umgangen wird. Nur so ist eine vollständige und konsistente Archivierung der in der Organisation genutzten elektronischen Dokumente und Informationen möglich.

Standardisierung

Die am Markt angebotenen Dokumentenmanagement- und Archivsysteme sind nicht alle miteinander kompatibel. Dies ist sowohl durch die verwendete Technologie als auch durch die verwendeten Medien- und Speicherformate verursacht.

Um diese Probleme zu beheben, arbeiten die am Markt operierenden DMS-Hersteller in verschiedenen Gremien an der Vereinheitlichung der dem Dokumentenmanagement zugrundeliegenden Technologien zum Speichern und Wiedergewinnen von Dokumenten. Bei der Auswahl des DMS sollten die betreffenden Standards berücksichtigt werden, damit DMS- und Archivkomponenten langfristig verträglich sind.

Die wichtigsten Gruppen bzw. Standards sind:

  • ODMA
    Innerhalb der AIIM (Association for Information and Image Management) ist die ODMA-Gruppe (Open Document Management API) als Standardisierungsgremium tätig. ODMA bezeichnet eine standardisierte Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagement-System und den Benutzeranwendungen. Es vereinfacht an dieser Stelle die Einbindung der Anwendungen.
    Die meisten Anbieter unterstützen diesen Standard.
  • DMA
    Die DMA (Document Management Alliance) ist als Projektgruppe innerhalb der AIIM gegründet worden. Sie ist aus einem Zusammenschluss von drei anderen Standardisierungsgremien, die ebenfalls im Umkreis der DMS gearbeitet haben, hervor gegangen:
    • ISO-Gruppe Document Filing and Retrieval - ISO 10166
    • Document Enabled Networking
    • Shamrock Document Management Coalition
    Die DMA etabliert einen Standard, mit dessen Hilfe Dokumentensammlungen und Dokumentenmanagement-Software über verschiedene Plattformen und Systeme hinweg einfach integriert werden können.
    Für den Benutzer ergibt sich so eine einheitliche Sicht auf alle Dokumenttypen, unabhängig vom Ort der Ablage oder der Erstellung.
    Nahezu alle führenden Hersteller halten diesen Standard ein. Im konkreten Einzelfall ist die Einhaltung der Standards allerdings zu prüfen.
  • WfMC
    Die WfMC (Workflow Management Coalition, Belgien) arbeitet als Standardisierungsorgan im Bereich der Workflows.
    Das Ziel ist, Software-Spezifikationen zu erstellen, mit deren Hilfe einheitliche Voraussetzungen für das Zusammenwirken unterschiedlichster Workflow-Produkte und -Komponenten in unterschiedlichsten Umgebungen geschaffen werden.
    Fast alle namhaften Hersteller arbeiten in diesem Gremium mit.

Prüffragen:

  • Gewährleistet das Dokumentenmanagement-System (DMS) langfristig, dass alle archivierten Dokumente eindeutig identifiziert, geschützt und reproduziert werden können?

  • Unterstützt das DMS die Vergabe und Kontrolle von Rollen und Zugriffsberechtigungen zu archivierten Dokumenten?

  • Ist die Nutzung des DMS in der Organisation verpflichtend geregelt, so dass es nicht umgangen wird?

  • Ist die Kompatibilität zwischen Benutzer-, DMS - und Archivkomponenten aufgrund einschlägiger Standards gewährleistet?

  • Ist überprüft worden, ob der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems sinnvoll ist?

  • Ist die Verantwortung für Betrieb und Nutzung des DMS dokumentiert und bekannt?

  • Ist die Nutzung des DMS in der Organisation verpflichtend geregelt und dokumentiert?

  • Unterstützt das DMS die Vergabe und Kontrolle von Rollen und Zugriffsberechtigungen?

Stand: 13. EL Stand 2013

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