Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.181 Auswahl eines geeigneten Faxservers

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter, Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Leiter IT

Ein Faxserver besteht im Regelfall aus folgenden Komponenten: Dem IT-System selbst, dem Betriebssystem, der Kommunikationskomponente (z. B. Faxmodem, aktive oder passive ISDN -Karte bzw. dedizierte Faxkarte) und der eigentlichen Faxserver-Applikation. Zusätzlich wird unter Umständen für die Arbeitsplatzrechner ein entsprechender Faxclient benötigt.

Bevor Faxserver beschafft werden, sind zunächst die wesentlichen Einflussfaktoren für deren Einsatz zu erheben. Dies sind:

  • Das voraussichtlich abzuwickelnde Faxvolumen,
  • die Anzahl der Mitarbeiter, die den Faxserver benutzen sollen,
  • die Anforderungen an die Verfügbarkeit des Faxservers,
  • die Anforderungen an die Einbindung in bereits bestehende E-Mail- und Workflow-Systeme,
  • die Anforderungen an die Protokollierung auf dem Faxserver,
  • Anforderungen an die Art der Weiterleitung eingehender Faxsendungen an den Empfänger.

IT-System

Die Wahl des IT-Systems wird in der Regel durch die Anforderungen der Software und des Betriebssystems an die Leistungsfähigkeit bestimmt. Das IT-System muss zudem kompatibel zum ausgewählten Betriebssystem sein. Je nach Anforderungen an die Verfügbarkeit des Faxservers kann über den Einsatz zusätzlicher Schutzmechanismen nachgedacht werden. Möglichkeiten, die Verfügbarkeit sicherzustellen bzw. zu erhöhen, sind:

  • RAID
  • Replikation
  • Lastverteilung

Betriebssystem

Faxserver-Applikationen gibt es für alle gängigen Netzbetriebssysteme wie Unix, Microsoft Windows und Novell Netware. Bei der Wahl des Betriebssystems sollte die Integrationsmöglichkeit in das bestehende Netz und die Anforderungen durch die Faxserver-Applikation den Ausschlag geben. Sofern bisher in einer Organisation ausschließlich ein Netzbetriebssystem zum Einsatz kommt, also z. B. nur Server unter dem Betriebssystem Unix im Einsatz sind, so sollte auch möglichst dieses Netzbetriebssystem ausgewählt und eine geeignete Faxserver-Applikation beschafft werden. Hiervon wird man abweichen müssen, wenn eine bestimmte Applikationssoftware als Einzige ein dringend benötigtes Leistungsmerkmal anbietet, aber nur auf einer anderen als der bisher eingesetzten Betriebssystemplattform einsetzbar ist. Ein neues Netzbetriebssystem bedeutet einen erheblichen Mehraufwand bei der Administration. Sofern im Netz bereits verschiedene Netzbetriebssysteme im Einsatz sind, ist das zu wählen, das sich am einfachsten integrieren lässt, sofern die gewünschte Faxserver-Applikation dies zulässt.

Kommunikationskomponente

Die Kommunikationskomponenten stellen die Verbindung zwischen dem Server und dem öffentlichen Telefonnetz her. Die Kommunikation wird auf der Grundlage des T.30 Protokolls abgewickelt. Durch dieses Protokoll wird u. a. der Verbindungsaufbau, der Austausch der Absender-Faxnummer und die Übertragung und die Quittierung des Dokuments geregelt. Die Übertragung im Gruppe-3-Standard erfolgt hauptsächlich bei 9.600 bps und 14.400 bps. Außerdem sind die Kompressionsverfahren Modified Huffmann, Modified Read und Modified Modified im Einsatz. Der Gruppe-3-Standard ist am weitesten verbreitet. Daneben gibt es noch den Gruppe-4-Standard, der allerdings ISDN voraussetzt. Hier werden Übertragungsgeschwindigkeiten von 64 kBit pro Sekunde erreicht. Der Standard Gruppe 4 hat sich gleichwohl in den vergangenen Jahren nicht durchsetzen können, da entsprechende Stand-alone-Geräte relativ teuer sind. Es besteht außerdem keine Kompatibilität zwischen dem Gruppe-3- und dem Gruppe-4-Standard.

Bei Beginn der Kommunikation wird zwischen den Geräten sowohl die Übertragungsgeschwindigkeit als auch das Kompressionsverfahren ausgehandelt. Es wird die höchste Geschwindigkeit und das bestmögliche Kompressionsverfahren gewählt, das von beiden Geräten unterstützt wird.

Folgende Kommunikationskomponenten sind beim Einsatz eines Faxservers denkbar:

a) Faxmodem

Faxmodems sind recht preisgünstig verfügbar. Sie sind aber u. U. nicht ausreichend manipulationsresistent und werden zudem nicht von allen Faxserver-Applikationen im Dauereinsatz unterstützt. Daher sollte ihr Einsatz auf den privaten Gebrauch und auf einzelne Arbeitsplätze beschränkt bleiben.

b) passive ISDN-Karten

Passive ISDN-Karten sind einfach aufgebaut und damit preiswert. Die Hauptlast der Kommunikation trägt der Rechner. Dies ist bei starker Inanspruchnahme des Faxservers (z. B. Serien-Faxsendungen) problematisch. Bei passiven ISDN-Karten ist - ein entsprechendes Gerät auf Empfängerseite vorausgesetzt - generell auch die Übertragung nach dem Gruppe-4-Standard möglich. Müssen Faxdaten nach dem Gruppe-3-Standard übertragen werden, so sind die Daten entsprechend zu konvertieren. Wie beim Faxmodem gilt auch hier, dass das Hauptanwendungsgebiet auf einen einzelnen Arbeitsplatz oder auf den privaten Bereich beschränkt bleiben sollte.

c) aktive ISDN-Karten

Aktive ISDN-Karten, auch ISDN-Controller genannt, verfügen über einen eigenen Prozessor. Sie können daher das ISDN-Protokoll weitestgehend eigenständig abwickeln. Gemäß der Spezifikation des Common-ISDN- API ( CAPI ) müssen die Faxdaten im Structured Fax File (SFF)-Format an die ISDN-Karte übergeben werden. Die Konvertierung muss auf dem Faxserver erfolgen. Genau wie Modems unterstützen aktive ISDN-Karten im Gruppe-3-Standard nur die Übertragungsgeschwindigkeiten 9.600 und 14.400 bps unter Benutzung des Kompressionsverfahrens Modified Huffmann.

Ein wesentlicher Nachteil sowohl von Faxmodems als auch von aktiven und passiven ISDN-Karten ist, dass diese auch zu anderen Zwecken als der Faxübertragung benutzt werden können, z. B. im Modembetrieb oder als Remote-Access-Komponente. Dies ist aber bei einem Faxserver aus Gründen der Netzsicherheit gerade nicht erwünscht. Aktive ISDN-Karten können bis zu 30 ISDN-Kanäle zur Verfügung stellen. Beim Einsatz von aktiven ISDN-Karten sind auch die ISDN-Signalisierungsmöglichkeiten für das automatische Fax-Routing verfügbar. Trotz der Verwendbarkeit für nicht-Fax-Betrieb sind aktive ISDN-Karten für den Einsatz in Faxservern durchaus empfehlenswert.

d) Faxkarten (ggf. mit ISDN-Schnittstelle)

Spezielle Faxkarten sind auf die Abwicklung des T.30-Protokolls optimiert. Sie übernehmen den Verbindungsaufbau und das "Aushandeln" der Kommunikationsparameter. Die Konvertierung der Daten und die Kompression können auf der Karte erfolgen. Der Faxserver wird damit deutlich entlastet. Es gibt Faxkarten, die die Übertragung von Faxdaten mit 9.600 und 14.400 bps und Anwendung aller drei Kompressionsverfahren bieten. Vorteil dieser Karten ist auch, dass sie im Regelfall nur das T.30-Protokoll beherrschen und daher nicht für den Modembetrieb oder als Remote-Access-Komponente einsetzbar sind. Teilweise werden Faxkarten um eine ISDN-Schnittstelle erweitert. Der Vorteil davon ist, dass die Signalisierungsmöglichkeiten von ISDN für das Fax-Routing nutzbar werden.

Zusammenfassend folgt, dass in Faxservern im Regelfall nur aktive ISDN-Karten und Faxkarten zum Einsatz kommen sollten. Die Karte muss kompatibel zur Applikationssoftware sein, da nicht jede Karte durch alle Faxserver-Applikationen unterstützt wird. Die Anzahl der notwendigen Karten hängt von der Auslastung des Faxservers ab. Je Stunde und Leitung bzw. je Kanal ist die Übertragung von ca. 40-50 Seiten Faxdaten möglich.

Faxserver-Applikation

Bei der Auswahl der Applikationssoftware ist sowohl das Faxvolumen, das über den Faxserver abgewickelt werden soll, als auch die Anzahl der Benutzer zu berücksichtigen.

Ist in der Organisation bereits ein E-Mail- bzw. Workflow-System vorhanden, so sollte eine Integration der Applikationssoftware mit diesen Systemen möglich sein. Es ist dann z. B. denkbar, dass Faxeingänge und Fax-Ausgänge zwischen dem Arbeitsplatzrechner des Benutzers und dem Faxserver über das bereits bestehende Workflow- bzw. E-Mail-System ausgetauscht werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch, ob und wie ggf. bestehende Adressbücher bzw. Verteilerlisten mit den Adressbüchern des Faxservers synchronisiert werden können. Außerdem sollte die Archivierung von ein- und ausgehenden Faxsendungen in bestehenden Workflow-Systemen möglich sein.

Auch ist in die Überlegungen mit einzubeziehen, wie Faxsendungen vom Arbeitsplatz des Benutzers zum Faxserver gelangen und wo eine Umwandlung der Daten in ein für den Faxserver kompatibles Datenformat erfolgt. Die Konvertierung der Faxdaten am Arbeitsplatz erfolgt beim Senden im Regelfall mittels eines Druckertreibers oder einer besonderen Faxclient-Applikation.

Die konvertierten Daten können dann entweder über E-Mail oder auch mittels der Faxclient-Applikation an den Faxserver übermittelt werden. Denkbar ist auch, dass der Benutzer die konvertierten Daten in ein spezielles Verzeichnis auf dem Faxserver kopiert. Schließlich gibt es Faxserver, bei denen eine Druckerwarteschlange im Netz eingerichtet wird, in die die Faxdaten von der Anwendungssoftware, z. B. einem Textverarbeitungsprogramm, geschrieben werden. Außerdem ist es möglich, dass die Daten auf dem Faxserver komplett konvertiert werden. In diesem Fall erstellt der Benutzer mit einer entsprechenden Anwendungssoftware, z. B. einem Textverarbeitungsprogramm, die als Fax zu versendende Datei, die dann dem Faxserver übergeben werden muss. Dies kann mittels E-Mail, einer entsprechenden Faxclient-Applikation oder durch Kopieren in ein auf dem Faxserver freigegebenes Verzeichnis erfolgen. Zu bedenken ist, dass die Konvertierung der Faxdaten am Arbeitsplatz dort Ressourcen verbraucht. Dies kann in der Regel vernachlässigt werden, wenn nur wenige Faxe am Tag versendet werden. Gerade bei Serien-Faxsendungen kann es aber passieren, dass der Arbeitsplatzrechner für längere Zeit blockiert wird. Andererseits verlangt eine Konvertierung auf dem Faxserver bei hoher Inanspruchnahme entsprechend leistungsfähige Hard- und Software.

Schließlich sollten bei der Auswahl geeigneter Applikationssoftware auch die Protokollierungmöglichkeiten am Faxserver mit berücksichtigt werden. Neben den Fehlerprotokollen sind auch die Sendeprotokolle von Interesse. Zunächst sollten den Benutzern durch den Faxserver die Sendeprotokolle zu den jeweiligen Faxsendungen zur Verfügung gestellt werden. Nur so können die Benutzer kurzfristig z. B. auf Verbindungsfehler reagieren. Weiterhin sollte die Möglichkeit bestehen, die anfallenden Gebühren mittels der Sendeprotokolle zu ermitteln und auf die entsprechenden Kostenstellen zu verteilen.

Ein weiterer Einflussfaktor für die Auswahl der Applikationssoftware ist die Frage, wie Faxeingänge den Empfänger erreichen. Die digitale Weiterleitung von Faxeingängen über das Netz wird auch als Fax-Routing bezeichnet.

Die technisch am einfachsten zu realisierende Möglichkeit ist natürlich der Ansatz, Faxeingänge an zentraler Stelle (Fax-Poststelle) auszudrucken und den Ausdruck an den Empfänger weiterzuleiten. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass die Faxeingänge für die Akten zentral ausgedruckt werden. Zudem können die eingehenden Faxsendungen sowohl digital als auch manuell archiviert werden. Außerdem sind bestehende Vertretungsregelungen problemlos zu übernehmen. Nachteilig an diesem Verfahren ist die u. U. daraus entstehende Arbeitsbelastung der Fax-Poststelle. Außerdem stehen die Faxdaten dann nicht in elektronischer Form an den Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass von der Fax-Poststelle Faxeingänge per E-Mail an den Empfänger gesandt werden. Der Nachteil dieses Verfahrens besteht ebenfalls in der Arbeitsbelastung der Fax-Poststelle. Dabei wird nicht automatisch von jedem Eingangs-Fax ein Ausdruck gefertigt. Wenn ein solcher Ausdruck aus organisatorischen oder sonstigen Gründen gewünscht wird, müssen entsprechende Regelungen getroffen werden.

Für die automatische Weiterleitung von Eingangs-Faxsendungen an den Empfänger über das Netz gibt es folgende Möglichkeiten:

a) Linerouting

Hier wird jeder Leitung ein fester Empfänger zugeordnet. Die Anzahl der direkt erreichbaren Empfänger ist auf die Anzahl der zur Verfügung stehenden Leitungen begrenzt.

b) Auswertung der Absenderkennung

Ein weiteres Verfahren stellt auf die übermittelte Absenderkennung eines Faxeingangs ( CSID - Call Subscriber ID) ab. Hierbei wird auf dem Faxserver festgelegt, dass Faxeingänge bestimmter Absender jeweils an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet werden. Der Nachteil dieses Verfahrens besteht darin, dass nur Faxeingänge bereits bekannter Absender automatisch weitergeleitet werden. Alle anderen Faxeingänge müssen manuell an die Empfänger weitergeleitet werden. Problematisch ist zudem, dass Absenderkennungen vom Absender frei gewählt werden können und daher unter Umständen nicht zuverlässig sind.

c) Signalisierung mittels ISDN

Sofern ISDN zum Einsatz kommt, gibt es weitere Möglichkeiten des automatischen Fax-Routings. Hierbei muss allerdings zwischen dem so genannten Mehrgeräteanschluss und dem Anlagenanschluss unterschieden werden.

Bei einem Mehrgeräteanschluss stehen 2 Leitungen und bis zu maximal 10 Rufnummern je Anschluss zur Verfügung. Die Rufnummern werden durch die jeweilige Telefongesellschaft vergeben. Sofern im Faxserver eine ISDN-Karte oder eine Faxkarte mit ISDN-Schnittstelle vorhanden ist, kann anhand der durch den Sender benutzten Rufnummer der Empfänger bestimmt werden. Aufgrund der Begrenzung auf 10 Rufnummern ist es somit auch nur möglich, an maximal 10 Empfänger Faxeingänge automatisch zu verteilen.

Beim ISDN-Anlagenanschluss ist zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und dem organisationsinternen Telefonnetz eine Telekommunikationsanlage geschaltet. Auch bei dieser Anschlussart kann der Faxserver die durch den Sender benutzte Rufnummer erkennen und einen Faxeingang anhand dieser Nummer automatisch zum entsprechenden Empfänger routen. Die maximal mögliche Anzahl der Empfänger ist dabei deutlich höher. Die Realisierung erfolgt dadurch, dass jeder Mitarbeiter, der vom Faxserver Faxeingänge erhalten soll, eine zweite Durchwahlnummer erhält. Die Telefonanlage leitet Eingänge, die auf dieser zweiten Nummer erfolgen, direkt an den Faxserver weiter. Einziger Nachteil dieses Verfahrens ist, dass der Rufnummernpool einer Organisation stärker belastet wird. Die Telekommunikationsanlage muss also entsprechend leistungsfähig sein.

d) Auswertung des Empfängers mittels optischer Zeichenerkennung

Ein weiteres, aber wenig verbreitetes Verfahren zum automatischen Routing von Faxeingängen ist die optische Zeichenerkennung (OCR). Dabei wird versucht, im Faxeingang z. B. im Anschriftenfeld, Namen oder Nummern zu erkennen. Dieses Verfahren setzt leistungsfähige OCR-Software und entsprechende Rechenleistung sowie möglichst genormte Adressfelder bei Faxeingängen voraus.

e) weitere Verfahren

Es gibt zwei weitere Verfahren zur automatischen Weiterleitung von Faxeingängen, das Dual Tone Multi Frequency Verfahren und das Direct Inward Dialing Verfahren. Da beide Verfahren in Deutschland nicht anwendbar sind, werden sie hier nur aus Gründen der Vollständigkeit erwähnt.

Die automatische Weiterleitung von eingehenden Faxsendungen hat den Vorteil, dass das Personal der Fax-Poststelle entlastet wird. Zudem erreichen eingehende Faxsendungen den Empfänger schneller. Nachteilig ist insbesondere bei der Signalisierung mittels ISDN, dass der Rufnummernpool entsprechend belastet wird. Dafür ist die automatische Weiterleitung von Eingangs-Faxsendungen hiermit am besten zu realisieren. Bei einem hohen Aufkommen an eingehenden Faxsendungen sollte dieser Lösung der Vorzug gegeben werden. Sofern eingehende Faxsendungen nur für wenige Arbeitsplätze bzw. Gruppen bestimmt sind und überwiegend immer von den gleichen Absendern kommen, ist die Auswertung der Absenderkennung auch eine praktikable Lösung. Bei nur geringem Aufkommen an Eingangs-Faxsendungen kann die manuelle Verteilung eine sinnvolle Alternative darstellen.

Prüffragen:

  • Werden bei der Auswahl eines Faxservers die Anforderungen an das IT -System einschließlich Betriebssystem, Kommunikationskomponenten und Applikationssoftware erhoben und berücksichtigt?

  • Sind bei der Auswahl eines Faxservers die Integrationsmöglichkeit in ein bestehendes Netz und in ein E-Mail- bzw. Workflow-System berücksichtigt?

  • Kommen in den Faxservern nach Möglichkeit nur aktive ISDN -Karten bzw. Faxkarten zum Einsatz und sind diese zur Applikationssoftware kompatibel?

  • Bietet die Applikationssoftware des Faxservers ausreichende Möglichkeiten für Fehler- und Sendeprotokolle?

Stand: 13. EL Stand 2013

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