Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.180 Einrichten einer Fax-Poststelle

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter, Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator

Um den reibungslosen Betrieb des oder der Faxserver zu gewährleisten, muss eine Fax-Poststelle eingerichtet und damit ein Fax-Verantwortlicher benannt werden. Die Fax-Poststelle hat dabei diverse organisatorische und technische Aufgaben wahrzunehmen, die auch von der Betriebsart des Faxservers abhängen.

Da die Mitarbeiter der Fax-Poststelle im Regelfall Zugriff auf alle eingehenden und ausgehenden Faxsendungen haben, muss an die Auswahl des Personals ebenso hohe Anforderungen gestellt werden, wie dies bei Administratoren notwendig ist.

Die Fax-Poststelle muss außerdem mit den Verantwortlichen für die sonstigen Kommunikationsdienste (insbesondere E-Mail und Telekommunikationsanlage) eng zusammenarbeiten.

Die Fax-Poststelle sollte für alle Benutzer jederzeit erreichbar sein. Im Rahmen von Vertretungsregelungen ist sicherzustellen, dass die Fax-Poststelle ständig besetzt ist.

Typische Aufgaben einer Faxserver-Poststelle sind:

  • Administration der Faxserver-Applikation. Dazu gehört:
    • Einrichtung neuer Benutzer,
    • Vergabe von Berechtigungen an Benutzer und Benutzergruppen,
    • Rücksetzen von Passwörtern,
    • Überprüfung der Kommunikationsverbindungen,
    • Auswertung der anfallenden Protokolle,
    • Anlaufstelle der Benutzer bei Problemen,
    • Pflege der zentralen Adressbücher und Verteilerlisten,
    • Durchführung von Datensicherungen, sofern dies nicht Aufgabe der Administration des Betriebssystems ist,
  • Faxzustellung und Archivierung,
  • Fehlerbehebung bei der Faxzustellung,
  • Koordination der Zusammenarbeit mit TK-Anlagen- und E-Mail-Verantwortlichen.

Schließlich sollte auch die Faxclient-Software auf den Arbeitsplatzrechnern betreut werden. Diese Aufgabe kann sowohl durch die Fax-Poststelle als auch durch die Organisationseinheit erfolgen, die die Arbeitsplatzrechner betreut.

Einer besonderen Betrachtung bedürfen noch die Aufgaben im Zusammenhang mit den Faxeingängen, da diese von der Betriebsart des Faxservers abhängig sind.

Manuelle Weiterleitung von Faxeingängen

Sofern eingegangene Faxsendungen nicht automatisch an den Empfänger zugestellt werden, müssen diese durch die Fax-Poststelle manuell weitergeleitet werden.

Dies kann z. B. in der Form erfolgen, dass durch die Fax-Poststelle von den Faxeingängen ein Ausdruck gefertigt wird, der dann an den Empfänger auf dem üblichen Weg weitergeleitet wird. Dieses Verfahren unterscheidet sich nicht wesentlich von dem beim Einsatz eines herkömmlichen Faxgerätes. Denkbar ist allerdings, dass eingegangene Faxsendungen digital auf externen Datenträgern archiviert werden.

Automatische Weiterleitung von Faxeingängen

Bei der automatischen Weiterleitung von eingegangene Faxsendungen an den Empfänger (automatisches Fax-Routing) ist es ebenfalls möglich, dass durch die Fax-Poststelle Ausdrucke zum Zwecke der Archivierung gefertigt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit, eingehende Faxsendungen digital auf externen Datenträgern zu archivieren.

Sofern Faxsendungen nicht zugestellt werden können, muss die Fax-Poststelle hiervon Kenntnis erlangen und versuchen, die Fehlerquelle zu beheben. Sofern die Zustellung endgültig scheitert, ist der Absender entsprechend zu informieren. Gründe dafür, dass Faxeingänge unzustellbar sind, können sein:

  • Der Absender hat eine falsche Durchwahl benutzt.
  • Der Empfänger ist nicht mehr Mitglied der Institution.
  • Die automatische Weiterleitung von Faxeingängen erfolgt aufgrund der Absenderkennung ( CSID ) und der Absender ist in der Institution noch nicht bekannt oder es existiert keine entsprechende Zuordnungsregel.

In all diesen Fällen muss von der Fax-Poststelle die Weiterleitung von Faxeingängen manuell erfolgen. Sofern Faxeingänge endgültig nicht zugestellt werden können, muss der Absender benachrichtigt werden.

Prüffragen:

  • Ist eine Fax-Poststelle eingerichtet und ein Fax-Verantwortlicher benannt?

  • Ist sichergestellt, dass die Fax-Poststelle für Benutzer jederzeit erreichbar ist?

  • Sind die Abläufe bei der Weiterleitung von Faxeingängen definiert?

  • Existiert eine Regelung zur Behandlung von nicht zustellbaren Fax-Sendungen?

Stand: 13. EL Stand 2013