Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.114 Informationsfluss zwischen Telearbeiter und Institution

Verantwortlich für Initiierung: Telearbeiter, Vorgesetzte

Verantwortlich für Umsetzung: Telearbeiter, Vorgesetzte

Damit Telearbeiter nicht vom betrieblichen Geschehen ausgeschlossen werden, muss ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen den Telearbeitern und den Arbeitskollegen institutionalisiert werden. Hierfür sind sowohl die Vorgesetzten, als auch die Telearbeiter selber verantwortlich. Die jeweiligen Vorgesetzten müssen sicherstellen, dass die Telearbeiter alle notwendigen Informationen für ihre Arbeitsbereiche erhalten. Die Telearbeiter müssen jedoch auch selbstständig nach Informationen und Neuigkeiten fragen. Der regelmäßige Informationsaustausch ist wichtig, damit die Telearbeiter über Planungen und Zielsetzungen in ihrem Arbeitsbereich informiert sind. Frustrationen können so vermieden und ein positives Telearbeitsklima geschaffen und erhalten werden.

Die Telearbeiter sollten an den Umlaufverfahren für Hausmitteilungen, einschlägige Informationen und Zeitschriften beteiligt werden. Dies stellt ein Problem dar, wenn Telearbeiter ausschließlich zu Hause arbeiten. Eine Lösungsmöglichkeit ist das Einscannen wichtiger Schriftstücke, um sie den Telearbeitern per E-Mail zuzustellen. Die Telearbeiter müssen auf jeden Fall zeitnah über Änderungen von Sicherheitsmaßnahmen und anderen sicherheitsrelevanten Aspekten unterrichtet werden.

Die Arbeitskollegen in der Institution müssen über die Anwesenheits- und Erreichbarkeitszeiten der Telearbeiter in Kenntnis gesetzt werden. Die entsprechenden E-Mail-Adressen und Telefonnummern sollten allen Kollegen bekannt sein. Außerdem sollte zur besseren Erreichbarkeit die Möglichkeit der Anrufweiterleitung vom Telefonanschluss des Mitarbeiters in der Institution zum Telefon am häuslichen Arbeitsplatz genutzt werden.

Folgende Punkte müssen darüber hinaus bei der Telearbeit geklärt werden:

  • Wer ist Ansprechpartner bei technischen und/oder organisatorischen Problemen bei der Telearbeit?
  • Wem müssen Sicherheitsvorkommnisse mitgeteilt werden?
  • Wie erfolgt die Aufgabenzuteilung?
  • Wie erfolgt die Übergabe der Arbeitsergebnisse?

Treten technisch-organisatorische Probleme auf, müssen diese vom Telearbeiter unverzüglich der Institution gemeldet werden.

Prüffragen:

  • Sind alle Telearbeiter in die innerbetrieblichen Informationsflüsse eingebunden?

  • Werden die Telearbeiter zeitnah über Änderungen von Sicherheitsmaßnahmen und andere sicherheitsrelevante Aspekte informiert?

  • Ist allen Kollegen bekannt, wann und wo die Telearbeiter erreicht werden können?

Stand: 13. EL Stand 2013