Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.90 Überprüfung der Lieferung

Verantwortlich für Initiierung: Leiter IT, Leiter Organisation

Verantwortlich für Umsetzung: Beschaffungsstelle

Nach Eingang einer Lieferung ist anhand der vorhandenen Unterlagen zu überprüfen,

  • ob die Lieferung bestellt wurde,
  • für wen sie bestimmt ist,
  • ob Transportschäden zu erkennen sind,
  • ob sie vollständig ist, d. h. ob einerseits alle bestellten Komponenten und andererseits alle gemäß Produktbeschreibung zum Lieferumfang des Produktes gehörenden Komponenten vorhanden sind.

Die Ergebnisse dieser Prüfungen sind in einem Wareneingangsverzeichnis zu dokumentieren, zusammen mit:

  • Produktname und Version,
  • Produktart, z. B. Textverarbeitung,
  • Lieferumfang, also Beschreibung der einzelnen Komponenten inklusive Anzahl und Lieferform (Buch, Diskette, CD-ROM , ...),
  • Lieferdatum,
  • Lieferart,
  • wer es in Empfang genommen hat,
  • Aufbewahrungsort und
  • an wen es weitergegeben wurde.

Für die Durchführung der funktionalen Tests, sowie die anschließende formelle Freigabe, die Installation und Konfiguration müssen die gelieferten Produkte an die IT-Abteilung weitergegeben werden.

Werden die Produkte nur vorübergehend eingesetzt oder zur Verfügung gestellt, z. B. im Rahmen von Tests, müssen zumindest die Seriennummer und andere produktspezifische Identifizierungsmerkmale in entsprechende Bestandsverzeichnissen vermerkt werden. Wenn die gelieferten Produkte für den dauerhaften Verbleib vorgesehen sind, sind sie mit eindeutigen Identifizierungsmerkmalen (z. B. gruppierte fortlaufende Inventarnummern) zu kennzeichnen. Anschließend müssen sie in ein Bestandsverzeichnis aufgenommen werden. Dieses muss Auskunft geben können über:

  • Identifizierungsmerkmale,
  • Beschaffungsquellen, Lieferzeiten,
  • Verbleib,
  • Freigabedatum,
  • Installationsdatum und Konfigurationsbesonderheiten und
  • Wartungsverträge, Wartungsintervalle.

Prüffragen:

  • Erfolgt nach Eingang einer Lieferung eine Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit?

  • Werden die Ergebnisse der Überprüfung in einem Wareneingangsverzeichnis dokumentiert?

  • Werden gelieferte Produkte mit eindeutigen Identifizierungsmerkmalen gekennzeichnet und in ein Bestandsverzeichnis aufgenommen?

Stand: 13. EL Stand 2013