Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.52 Versorgung und Kontrolle der Verbrauchsgüter

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter, Leiter Innerer Dienst

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator, Benutzer, Innerer Dienst

Viele im Büroalltag eingesetzte Geräte wie Fax, Drucker, etc. sind auf bestimmte Verbrauchsgüter (z. B. Papier, Toner, Datensicherungsbänder) angewiesen, um funktionieren zu können. Daher muss die Versorgung mit diesen Verbrauchsgütern vor Ort sichergestellt sein. Es sollten klare und eindeutige Regelungen existieren, welche Verbrauchsgüter von wem nachgefüllt bzw. bestellt werden.

Bestimmte Ressourcen dürfen nicht von jedem Mitarbeiter nachgefüllt oder beschafft werden, sondern nur von autorisierten Personen, beispielsweise sehr teure Produkte oder technisch komplexe Komponenten.

Alle Benutzer sollten informiert sein, wer zu benachrichtigen ist, wenn Verbrauchsgüter nachbeschafft oder aufgefüllt werden müssen. Für jede Sorte von Verbrauchsmaterial sollte jemand benannt werden, der für Versorgung und Kontrolle verantwortlich ist. Dieser Verantwortliche sorgt dafür, dass

  • regelmäßig geprüft wird, ob ausreichende Vorräte vorhanden sind und vor Ort nachgefüllt werden muss,
  • die Beschaffungsstelle rechtzeitig benachrichtigt wird, wenn Verbrauchsmaterial nachbestellt werden muss,
  • verbrauchte oder leere Verbrauchsmaterialien geeignet entsorgt werden, und
  • die Verbrauchsmaterialien am Gerät ausgetauscht werden, falls dies nicht durch die Benutzer erfolgen soll.

Die Versorgung mit Verbrauchsgütern ist von der Beschaffungsstelle ausreichend sicherzustellen.

Prüffragen:

  • Ist geregelt, wer welche Verbrauchsgüter nachfüllt bzw. bestellt?

  • Sind die Benutzer darüber informiert, wer zu benachrichtigen ist, wenn Verbrauchsgüter nachbeschafft oder aufgefüllt werden müssen?

Stand: 13. EL Stand 2013