Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 2.2 Betriebsmittelverwaltung

Verantwortlich für Initiierung: Behörden-/Unternehmensleitung

Verantwortlich für Umsetzung: Leiter IT, Leiter Organisation

Als Betriebsmittel (oder Sachmittel) werden alle Arbeitsmittel bezeichnet, die zur Erfüllung einer Aufgabe oder eines Geschäftsprozesses erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise alle erforderlichen Werkzeuge, Einrichtungen und Möbel. Betriebsmittel für den IT-Einsatz sind Mittel wie Hardware-Komponenten (Rechner, Tastatur, Drucker usw.), Software (Systemsoftware, Individualprogramme, Standardprogramme und Ähnliches), Verbrauchsmaterial (Papier, Toner, Druckerpatronen), Datenträger (Magnetbänder, Festplatten, Wechselplatten, CD-ROM s und Ähnliches). Die Betriebsmittelverwaltung umfasst die Abwicklung der Aufgaben:

  • Beschaffung der Betriebsmittel,
  • Prüfung vor Einsatz,
  • Kennzeichnung und
  • Bestandsführung.

Die Beschaffung von Betriebsmitteln ist beim Einsatz von Informationstechnik von besonderer Bedeutung. Mit einem geregelten Beschaffungsverfahren lassen sich insbesondere die Ziele unterstützen, die mit dem Einsatz von Informationstechnik angestrebt werden: Leistungssteigerung, Wirtschaftlichkeit, Verbesserung der Kommunikationsmöglichkeiten.

Neben reinen Wirtschaftlichkeitsaspekten kann durch ein geregeltes Beschaffungsverfahren - das von zentraler Stelle aus vorgenommen werden kann - auch die Neu- und Weiterentwicklung im Bereich der Informationstechnik stärker berücksichtigt werden.

Eine zentrale Beschaffung sichert darüber hinaus die Einführung und Einhaltung eines "Hausstandards", der die Schulung der Mitarbeiter und Wartungsaktivitäten vereinfacht.

Mit einem geregelten Prüfverfahren vor Einsatz der Betriebsmittel lassen sich unterschiedliche Gefährdungen abwenden. Beispiele sind:

  • Die Vollständigkeit von Lieferungen (z. B. Handbücher oder Anschlusskabel) sollte überprüft werden, um die Verfügbarkeit aller Lieferteile zu gewährleisten.
  • Neue PC-Software sowie neue vorformatierte Datenträger sollte mit einem Computer-Viren-Suchprogramm getestet werden.
  • Es sollten Testläufe neuer Software auf speziellen Test-Systemen durchgeführt werden, damit diese reibungslos in den Betrieb übernommen werden können.
  • Die Kompatibilität neuer Hardware- und Softwarekomponenten mit den vorhandenen sollte vor der Beschaffung überprüft werden, damit es nicht zu Fehlkäufen kommt.

Erst mit Hilfe einer Bestandsführung der eingesetzten Betriebsmittel ist es möglich, den Verbrauch zu ermitteln und rechtzeitig erforderliche Nachbestellungen zu veranlassen. Darüber hinaus ermöglicht die Bestandsführung Vollständigkeitskontrollen, Überprüfung des Einsatzes von nicht genehmigter Software oder die Feststellung der Entwendung von Betriebsmitteln. Hierzu bedarf es einer eindeutigen Kennzeichnung der wesentlichen Betriebsmittel mit eindeutigen Identifizierungsmerkmalen (z. B. gruppierte fortlaufende Inventarnummern). Zusätzlich sollten die Seriennummern vorhandener Geräte wie Bildschirm, Drucker, Festplatten etc. dokumentiert werden, damit sie nach einem Diebstahl identifiziert werden können.

Für die Bestandsführung müssen die Betriebsmittel in Bestandsverzeichnissen aufgelistet werden. Ein solches Bestandsverzeichnis muss Auskunft geben können über:

  • Identifizierungsmerkmale,
  • Beschaffungsquellen, Lieferzeiten,
  • Verbleib der Betriebsmittel,
  • Lagervorhaltung,
  • Aushändigungsvorschriften und
  • Wartungsverträge, Wartungsintervalle.

Um den Missbrauch von Daten zu verhindern, muss die Löschung oder Vernichtung von Betriebsmitteln geregelt sein. Insbesondere ist der Umgang mit Altpapier zu regeln. Es muss geeignete Entsorgungsmöglichkeit für Verbrauchsgüter mit höherem Schutzbedarf geben, z. B. so genannte Schredder oder Aktenvernichter für Papier. Alles nähere ist im Baustein B 1.15 Löschen und Vernichten von Daten beschrieben.

Prüffragen:

  • Kann der Bestand und der Verbleib von Betriebsmitteln über Bestandsverzeichnisse nachvollzogen werden?

  • Wird nicht mehr benötigtes Verbrauchsmaterial ordnungsgemäß entsorgt?

Stand: 13. EL Stand 2013

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