Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 1.45 Geeignete Aufbewahrung dienstlicher Unterlagen und Datenträger

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter, Leiter Haustechnik

Verantwortlich für Umsetzung: Mitarbeiter

Dienstliche Unterlagen und Datenträger dürfen nur autorisierten Personen zugänglich sein. Dies ist auch außerhalb der offiziellen Bürogebäude, also z. B. an einem häuslichen oder einem mobilen Arbeitsplatz, zu beachten. Außerhalb der Nutzungszeit müssen sie so aufbewahrt werden, dass kein Unbefugter darauf zugreifen kann.

Alle Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, an ihrem Büro-Arbeitsplatz wichtige und vor allem hochschutzbedürftige Datenträger und Dokumente wegzuschließen. Dazu können beispielsweise verschließbare Schreibtische, Rollcontainer oder Schränke genutzt werden. Die Mitarbeiter müssen darauf hingewiesen werden, dass schutzbedürftige Unterlagen und Datenträger verschlossen aufzubewahren sind.

Die Schlösser dieser Behältnisse müssen mindestens Angriffen mit einfach herzustellenden oder einfach zu erwerbenden Nachschließmitteln (Büroklammer, Dietrich, etc. ) standhalten. Es sollten Möbelschlösser mit mindestens 4 Zuhaltungen und mindestens 1000 Schließvarianten eingesetzt werden. Zudem ist darauf zu achten, dass der Verschluss nicht durch einfaches Entfernen z. B. einer Rückwand leicht umgangen werden kann. Insgesamt sollte die Schutzwirkung des Behältnisses den Sicherheitsanforderungen der darin zu verwahrenden Unterlagen und Datenträger entsprechen.

Auch an häuslichen Arbeitsplätzen müssen aus diesem Grund ausreichende verschließbare Behältnisse (Schreibtisch, Rollcontainer, Schrank oder Ähnliches) mit angemessener Schutzwirkung vorhanden sein.

Bei Arbeitsplätzen unterwegs sollten weder dienstliche Unterlagen noch mobile IT -Systeme unbeaufsichtigt bleiben. Sie sollten zumindest gegen einfache Wegnahme gesichert werden, also beispielsweise mit Diebstahlsicherungen versehen werden, in Schränke geschlossen werden oder andere, einfache Maßnahmen ergriffen werden. Außerdem ist es empfehlenswert, dienstliche Unterlagen und mobile IT-Systeme in einem verschließbaren Aktenkoffer zu transportieren.

Prüffragen:

  • Werden dienstliche Unterlagen und Datenträger angemessen gesichert?

  • Stehen an allen Büro-Arbeitsplätzen verschließbare Behältnisse in ausreichender Menge zur Verfügung, um Unterlagen und Datenträger sicher aufbewahren zu können?

  • Sind die Mitarbeiter darauf hingewiesen worden, dass Unterlagen und Datenträger, die Informationen mit erhöhtem Schutzbedarf enthalten, verschlossen aufzubewahren sind?

Stand: 13. EL Stand 2013

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