Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

M 1.32 Geeignete Aufstellung von Druckern und Kopierern

Verantwortlich für Initiierung: IT-Sicherheitsbeauftragter, Leiter IT

Verantwortlich für Umsetzung: Administrator

Um zu verhindern, dass Drucker manipuliert werden oder die Druckausgaben von Unbefugten kopiert oder mitgelesen werden können, sollten Drucker so aufgestellt werden, dass nur Berechtigte Zutritt haben. Zumindest sollten Drucker nicht in Bereichen aufgestellt werden, in denen sich häufig Externe aufhalten, insbesondere also nicht in der Nähe von Besprechungs-, Veranstaltungs- oder Schulungsräumen. Hiervon ausgenommen sind lediglich solche Drucker, die speziell für diese Bereiche vorgesehen sind, beispielsweise in Schulungsräumen.

Häufig stehen in Druckerräumen auch Kopierer. Aus Sicherheitssicht ist zu hinterfragen, ob hierdurch die Gefahr steigt, dass auf die Schnelle Kopien von herumliegenden Ausdrucken angefertigt werden. Andererseits zeigt die Erfahrung, dass selbst wenn Ausdrucke einfach mitgenommen werden, schimpfen erfahrungsgemäß die meisten Benutzer auf die Technik und denken nicht daran, dass der Ausdruck auch in böser Absicht von jemand anderem entfernt worden sein kann.

Um solche Probleme zu vermeiden, ist es sinnvoll, Drucker und Kopierer so aufzustellen, dass sie vom eigenen Personal gut eingesehen werden können. Also beispielsweise sollten Drucker und Kopierer nicht in eine düstere Ecke gestellt werden, sondern durch eine Glastür vom Sekretariat einsehbar sein.

Besser ist es, Drucker und Kopierer in einem geschlossenen Raum aufzustellen, zu dem nur Berechtigte Zutritt haben. Dies ist bei höherem Schutzbedarf zu empfehlen.

Noch besser ist es bei großen Druckern, wenn die Ausdrucke in nur für den jeweiligen Empfänger zugängliche Fächer durch eine vertrauenswürdige Person verteilt werden. Druckerausgaben müssen daher mit dem Namen des Empfängers gekennzeichnet sein. Dieses kann automatisch durch die Druckprogramme erfolgen. Bei sehr hohem Schutzbedarf sollte geprüft werden, ob diese Lösung geeignet ist.

Benutzer stellen häufig erst am Drucker fest, dass sie das falsche Dokument ausgedruckt haben oder dass noch eine Kleinigkeit geändert werden muss. Solche Ausdrucke werden dann häufig direkt beim Drucker in einen offenen Papierkorb geworfen. Da damit auch vertrauliche Dokumente in falsche Hände geraten können, empfiehlt es sich, einen Vernichter direkt neben Netz-Druckern aufzustellen. Ersatzweise müssen die Benutzer darauf hingewiesen werden, dass solche Dokumente nicht liegengelassen werden dürfen und anderweitig zu vernichten sind.

Prüffragen:

  • Werden die Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte so aufgestellt, dass nur befugte Benutzer hierzu Zutritt haben?

  • Sind die Benutzer hinsichtlich eines Vertraulichkeitsverlustes durch ungeeigneten Umgang mit Ausdrucken sensibilisiert?

Stand: 13. EL Stand 2013

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