Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

G 2.193 Fehlende Anpassung der Institution an die Nutzung von Cloud Services

Die Nutzung von Cloud Services bedingt eine Anpassung der Institution in unterschiedlichen Bereichen. Unterbleibt diese Anpassung an die neuen Gegebenheiten oder wird diese nur unzureichend umgesetzt, wirkt sich dies negativ auf die Institution aus.

In folgenden Bereichen sind bei der Anpassung der Institution an die Nutzung von Cloud Services häufig Fehler zu beobachten:

Anpassung der Service-Management-Prozesse

Werden die Service-Management-Prozesse nicht oder nur unzureichend angepasst, kann dies dazu führen, dass die Dynamik und die Schnelligkeit, die mit der Nutzung von Cloud Services einhergehen, nicht zu den bestehenden Prozessen passen. Dies führt oftmals zu einer Abweichung zwischen der Erwartungshaltung des Anwenders und den bestehenden Prozessen.

Berücksichtigung der Mitarbeiter

Häufig geht mit der Nutzung von Cloud Services eine Reduktion des IT -Personals aufseiten der nutzenden Institution einher, die sich durch den sinkenden Bedarf an Fachpersonal begründet. Dies kann zu einem Verlust des Know-hows führen, das mit diesen Mitarbeitern verbunden ist.

Die verbleibenden IT -Mitarbeiter müssen häufig neue Aufgaben wahrnehmen, nachdem sich eine Institution zur Nutzung eines Cloud Services entschieden hat. In der Praxis ist dabei häufig eine fehlende Bereitschaft der Mitarbeiter zur Weiterentwicklung beziehungsweise zur Akzeptanz des neuen Aufgabenbereiches zu erkennen. Die Mitarbeiter sind in der Folge gegebenenfalls weniger motiviert, arbeiten weniger engagiert und sorgfältig, fühlen sich nicht wertgeschätzt beziehungsweise über- oder unterfordert.

Die Cloud-Administration bedeutet in der Regel zusätzlichen Arbeitsaufwand für die IT, da kurzfristig die klassischen IT-Systeme zumeist nicht abgeschafft werden, während die Cloud-Dienste bereits genutzt werden.

Dies alles kann auch zu einer erkennbaren Störung des Betriebsklimas führen mit negativen Folgen wie einer erhöhten Zahl von Krankheitsfällen oder dem Abwerben von Personal. Weitere Hinweise hierzu finden sich in G 2.88 Störung des Betriebsklimas durch ein Outsourcing-Vorhaben .

Kultureller Wandel

Die Nutzung von Cloud Services bringt in der Regel einen sogenannten kulturellen Wandel innerhalb der Institution mit sich. Dies betrifft nicht nur, wie bereits beschrieben, die Entwicklung des System-Administrators hin zum Service-Administrator, bei den Benutzern ist auch eine veränderte Erwartungshaltung zu beobachten.

Verwenden Benutzer für dienstliche Zwecke Werkzeuge, die jenen aus dem privaten Nutzungsumfeld sehr ähnlich sind, wird der Trend zur Vermischung von dienstlichen und privaten Aspekten verstärkt. Durch die sogenannte "Überall- und Immer-Verfügbarkeit" von Cloud-Diensten verändern sich dabei zunehmend auch die Erwartungen an die Gestaltung der Arbeit. Mitarbeiter sehen in der Folge beispielsweise keine Notwendigkeit zur ortsgebundenen Arbeit mehr, da sie viele Tätigkeiten auch von einem anderen Ort als ihrer Arbeitsstätte aus erledigen können. Häufig ist zudem erkennbar, dass klassische IT -Services abgelehnt werden, da diese beispielsweise als zu langsam oder wenig intuitiv wahrgenommen werden.

Cloud Computing birgt das Potenzial, erheblichen Einfluss auf die Arbeitswelt vieler Institutionen zu nehmen. Als eine der weitreichenden Folgen können sich Mitarbeiter, die bislang ausschließlich klassische IT -Services genutzt haben und die Veränderungen ablehnend gegenüberstehen, durch den Wechsel zu Cloud Services übergangen und überfordert fühlen.

Sind den Verantwortlichen innerhalb der Institution die notwendigen Weiterentwicklungen beziehungsweise Anpassungen der Unternehmenskultur nicht bewusst, kann es zu Störungen der Service-Erbringung durch die IT kommen.

Kommunikation der Veränderungen

Die Veränderungen müssen sowohl den Benutzern als auch den Administratoren klar und zielgruppengerecht kommuniziert werden. Darüber hinaus sollten auch der Betriebs- beziehungsweise Personalrat sowie der Datenschutzbeauftragte frühzeitig in die Veränderungen eingebunden sein, um mögliche Konflikte schon im Vorfeld auszuräumen.

Beispiel:

  • Das Gremium zur Bewertung und Genehmigung von Änderungsanträgen (Change Advisory Board, CAB ) tritt im Wochenrhythmus zusammen. Geplante Änderungen müssen dabei mit einer Vorlaufzeit von drei Werktagen beantragt werden. Cloud Services, zum Beispiel ein neuer Server, können aber oft schon in wenigen Minuten bereitgestellt werden, und so kann der Änderungsmanagementprozess unterlaufen werden.

Stand: 14. EL Stand 2014

Hinweis zur Verwendung von Cookies

Um unsere Webseite für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

OK