Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

G 2.77 Unzulängliche Übertragung von Papierdaten in elektronische Archive

In vielen elektronischen Archiven werden regelmäßig Dokumente gespeichert, die ursprünglich nur in Papierform vorlagen und daher in eine elektronische Form übertragen werden müssen. Dies erfolgt unter Wahrung ausgewählter Merkmale des Originaldokuments. Je nach Verwendungszweck des Dokuments ergeben sich hier unterschiedliche Anforderungen. Dies kann die Übereinstimmung des äußeren Erscheinungsbilds der Kopie mit dem Original sein, wenn beispielsweise eine Bilddatei verwendet wird. Es kann auch die Übereinstimmung von Textausschnitten, z. B. unter Verwendung einer Textdatei, oder die Abbildung weiterer Merkmale, z. B. Biometriedaten oder Kontextdaten, gefordert sein.

Die Ablage als Text- oder Bilddatei allein reicht für den Nachweis der Originaltreue des Dokuments nicht immer aus, da sowohl Manipulationen als auch Fehler auftreten können:

  • Mit Text- und Bildverarbeitungsprogrammen können bestehende Dokumente manipuliert werden.
  • Durch Fehler beim Einscannen kann die Semantik der aufgenommenen Daten verfälscht werden, wodurch Fehlinterpretationen und -berechnungen ausgelöst werden können. Beispielsweise könnten wichtige Teile des Dokuments beim Scanvorgang vergessen werden.

In einigen Archivierungsszenarien ist vorgesehen, die in Papierform vorliegenden Dokumente nach dem Einscannen aus Platzgründen zu vernichten. Hierbei muss davon ausgegangen werden, dass nach Vernichtung des Originaldokumentes der spätere Nachweis der Originaltreue von Kopie und Dokument nicht mehr direkt erbracht werden kann.

Dies bedeutet, dass alle für spätere Nachweiszwecke notwendigen Merkmale des Originaldokuments bereits in der Phase der Übertragung in elektronischer Form erfasst und nachvollziehbar mitgespeichert werden müssen. Werden hierbei Merkmale nicht berücksichtigt oder vergessen (z. B. die Anzahl der Seiten eines Originaldokumentes), kann das die Nachweiskraft der Dokumente erheblich einschränken, da Nacherhebungen von Merkmalen des Originaldokuments oftmals nicht mehr möglich sind

Eine unzulängliche Vorgehensweise bei der Übertragung der Dokumente gefährdet die Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit des nachfolgenden Verarbeitungsprozesses für Dokumente und letztlich die Korrektheit der archivierten Dokumente.

Beispiele:

  • Der eingehende Schriftverkehr einer Behörde wird zur späteren elektronischen Weiterverarbeitung eingescannt und im Archiv abgelegt. Gelegentlich wird jedoch vergessen, die Rückseite eines Briefes einzuscannen. Da der eingehende Schriftverkehr nach dem Einscannen vernichtet wird, kann der Originalzustand des Briefes nicht mehr nachgewiesen werden.
  • Beim Einscannen und automatischen Erfassen von Text werden Passagen ausgelassen oder verfälscht, die vom OCR-Programm (Optical Character Recognition - Verfahren zur Erkennung von Text aus Bilddateien) nicht korrekt erkannt worden sind. Das kann z. B. in schwacher Farbe oder undeutlicher Schrift gedruckten Text betreffen, aber auch handschriftliche Ergänzungen in Dokumenten oder ein verwischtes Druckbild von Tintenstrahldruckern. Falsch erkannte Rechnungsbeträge (nicht erkannte Kommata, etc. ) sind ebenfalls eine mögliche Fehlerquelle für spätere Missverständnisse.
  • Manuelle Unterschriften unter Dokumenten werden als Bild eingescannt. Bei einem späteren Rechtsstreit über die Echtheit von Dokument und Unterschrift kann ein graphologisches Gutachten keine eindeutige Aussage mehr liefern, da die vorgelegte Bilddatei mit einem Bildbearbeitungsprogramm manipuliert bzw. ein anderes Dokument kopiert worden sein könnte. Merkmale des Originaldokuments, wie z. B. Beschaffenheit und Zusammensetzung des verwendeten Papiers oder die Andruckstärke bei der händischen Unterschrift, sind nicht mehr nachvollziehbar.

Stand: Stand 2005

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