Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

G 2.74 Unzureichende Ordnungskriterien für Archive

Elektronische Archive können sehr große Datenmengen beinhalten. Zur Ablage und zum Wiederauffinden einzelner Datensätze dienen Ordnungskriterien, die in Indexdaten des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und Indexdaten des Archivsystems zu unterscheiden sind.

Ordnungskriterien des DMS dienen dazu, den Kontext und Inhaltsangaben zusammen mit dem jeweiligen Dokument zu verwalten. Eine ungeeignete Auswahl von Kontextkriterien hätte hier zur Folge, dass archivierte Dokumente nicht oder nur mit großem Aufwand wieder zu recherchieren wären oder die Semantik archivierter Dokumente nicht eindeutig bestimmbar wäre. Eine große Zahl von Kontextkriterien andererseits steigert den Verwaltungsaufwand und reduziert mit wachsender Zahl archivierter Dokumente die Performance des Dokumentenmanagementsystems.

Ordnungskriterien des Archivsystems hingegen sind eher technischer Natur. Sie dienen der Identifikation einzelner Rohdaten und der Organisation der Ablage der Rohdaten auf Speichermedien. Ihre Auswahl wird in der Regel nicht durch das DMS, sondern durch den Aufbau des Archivservers und der zugrundeliegenden Speicherarchitektur bestimmt. Eine wesentliche Anforderung ist die Eindeutigkeit der Dokumentkennung. Sollte diese Anforderung verletzt werden, d. h. wenn zwei Dokumente dieselbe Dokumentkennung erhalten, so kann je nach Suchverfahren beim Abrufen ein falsches Dokument an das DMS zurückgegeben und dort mit einem neuen Dokumentkontext versehen werden. Das nicht gefundene Dokument wäre zwar physikalisch vorhanden, würde aber nicht mehr eindeutig einem Vorgang im DMS zuzuordnen sein.

Die Revisionssicherheit des Archivierungsprozesses bezieht sich wesentlich auf die eindeutige Kennzeichnung aller verwalteten Dokumente sowie die Nachweisbarkeit der Verknüpfung von Dokument und Kontextinformationen.

Stand: Stand 2005