Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

Ersetzendes Scannen: BSI erteilt erstes Zertifikat an Mentana-Claimsoft

Ort Bonn
Datum 20.06.2014

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat der Mentana-Claimsoft GmbH, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG, das erste Zertifikat nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 – Ersetzendes Scannen (TR-ResiScan) ausgestellt. Unabhängig von der bereits seit 2011 bestehenden Akkreditierung als De-Mail-Diensteanbieter bestätigt das Zertifikat Mentana-Claimsoft die Konformität der Scan-Station im De-Mail-Accountmangement (d.h. im Kontext der Verwaltung des zugehörigen De-Mail-Kontos) des Unternehmens zu dieser Technischen Richtlinie. Bei diesem Scanprozess werden die für die Eröffnung eines De-Mail Kontos zwingend erforderlichen Informationen und Dokumente wie Ident-Formulare, Handelsregisterauszüge oder Selbstauskünfte ersetzend gescannt und im Archiv des zugehörigen De-Mail Nutzerkontos mit dem in der Zertifizierung nach TR-ESOR befindlichen Hash-Safe revisionssicher abgelegt.

Mit der Technischen Richtlinie TR-03138 ResiScan hat das BSI eine Basis für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen. Die Technische Richtlinie beschreibt die technischen und organisatorischen Anforderungen für Scanprozesse und -produkte, die erfüllt sein müssen, damit Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können. Die TR dient Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe bei der Umstellung papiergebundener Prozesse auf elektronische Prozesse. Dies betrifft insbesondere Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, die eine besondere Handhabung digitalisierter Dokumente nach sich ziehen, wenn das Original vernichtet werden soll. Während ein Scanprodukt in rechtlicher Hinsicht nicht denselben Beweiswert wie das originäre Papierdokument haben kann, ist eine Annäherung durchaus möglich. Dies setzt voraus, dass das digitale Endprodukt in einem insbesondere für ein Gericht nachvollziehbaren Scanprozess unter gleichbleibenden qualitativ hochwertigen und abgesicherten Bedingungen entstanden ist.

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